Helmet-kirjastojen asiakasrekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Helmet on pääkaupunkiseudun yleisten kirjastojen verkosto (Helsinki Metropolitan Area Libraries). Siihen kuuluvat Helsingin, Espoon, Kauniaisten ja Vantaan kaupunginkirjastot, jotka toimivat henkilötietojen käsittelyn osalta yhteisrekisterinpitäjinä.

Rekisterinpitäjä

Espoon kaupunki

Helsingin kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta, joka on delegoinut rekisterinpitäjän tehtävät 27.3.2018, § 71, kirjastopalvelujen johtajalle

Kauniaisten kaupunki

Vantaan opetuslautakunta

Yhteydenotto henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä

Espoossa rekisterin vastuuhenkilönä toimii kirjastopalveluiden johtaja.
Yhteyshenkilönä toimii Espoon kaupunginkirjaston johtava kirjastopalvelupäällikkö.
Yhteystiedot: Espoon kaupunki, Kirjaamo PL 1, 02070 ESPOON KAUPUNKI.

Helsingissä rekisterin vastuuhenkilönä toimii kirjastopalvelujen johtaja.
Yhteyshenkilönä toimii Helsingin kaupunginkirjaston Pasilan kirjaston palvelupäällikkö.
Yhteystiedot: Helsingin kaupunki, Kirjaamo PL 10 (Pohjoisesplanadi 11–13), 00099 HELSINGIN KAUPUNKI.

Kauniaisissa rekisterin vastuuhenkilönä toimii kirjastopalveluiden päällikkö.
Yhteyshenkilönä toimii Kauniaisten kaupunginkirjaston informaatikko.
Yhteystiedot: Kauniaisten kaupunki, Kirjaamo PL 52 (Kauniaistentie 10), 02701 KAUNIAINEN.

Vantaalla rekisterin vastuuhenkilönä toimii kirjastopalveluiden päällikkö.
Yhteyshenkilönä toimii Vantaan kaupunginkirjaston erikoiskirjastovirkailija.
Yhteystiedot: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, Asematie 7, 01300 VANTAA.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Helmet-kirjastopalveluiden järjestäminen.

Henkilötietoja käsitellään lainauksenvalvontaan, perintään, tilastointiin, viestintään, verkko- ja mobiilipalveluiden, omatoimikirjastojen ja muiden kirjastopalveluiden tarjoamiseen sekä käyttäjien tunnistautumiseen.

Mikä on henkilötietojesi käsittelyn lainmukainen peruste?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohtaan: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Verkkosivustolla keräämiemme evästeiden osalta käsittelyperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Keskeinen lainsäädäntö:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Mitä tietoja sinusta keräämme?

Käsittelemme seuraavia henkilötietojasi:

nimi, henkilötunnus, asiakastunnus, tunnusluku salattuna, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, asiakasryhmä (esim. lapsi, aikuinen, kotipalveluasiakas, yhteisö)
tilastollista käsittelyä varten: sukupuoli
asiakaspostin lähettämistä varten: kielivalinta
lainauksenvalvonnan tapahtumatiedot, tiedot voimassa olevista lainoista ja varatusta aineistosta
selvittämättömät asiat (esim. maksamattomat maksut) ja niihin liittyvät huomautukset
asiakkaan tunnistamista varten on esitettävä voimassa oleva henkilöllisyystodistus kirjastokortin hakemisen yhteydessä (ei tallenneta)
alias-nimi, itsepalveluvaraushyllyn käytön yhteydessä

Toisen henkilön puolesta asioidessa on esitettävä valtakirjalla valtuutetun nimi, syntymäaika ja allekirjoitus (ei tallenneta).

Yllä mainitut henkilötiedot kerätään myös alle 15-vuotiaan lapsen vastuuhenkilönä toimivan henkilön tai yhteisön yhteyshenkilönä toimivan henkilön osalta. Lisäksi kyseiset henkilötiedot kerätään joustoasiakkaan valtuuttamalta henkilöltä.

Osa rekisteritiedoista on asiakkaan käytössä Helmet-verkkokirjastossa. Asiakas tarvitsee asiakastunnuksen ja henkilökohtaisen tunnusluvun tietojensa katseluun.

Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

Luovutamme perintätoimistolle perinnän suorittamiseksi tarvittavat henkilötiedot täysi-ikäisistä rekisteröidyistä.

Rekisterin henkilötietoja voidaan luovuttaa tahoille, joilla on lain mukaan oikeus saada tiedot, esimerkiksi kaupungin sosiaalihuollolle lastensuojelulain perusteella tai poliisille poliisilain perusteella.

Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät kirjaston tarjoamien ja asiakkaan käyttöön ottamien palveluiden toimittajat:

kirjastojärjestelmän ohjelmistotoimittaja
kirjastojärjestelmän käyttöpalvelun toimittaja
lainaus- ja palautusautomaattien toimittajat
omatoimikirjastojen toimittajat
verkkopalveluiden toimittajat
mobiilipalveluiden toimittajat
verkkomaksupalvelun toimittaja
e-aineistojen toimittajat
asiakaskäyttöön tarkoitettujen laitteiden toimittajat

Käytämme edellä mainittujen toimintojen tuottamiseksi ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Helmet-kirjastojen rekisterinpitäjien lukuun.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelle ja mitkä ovat siirtoperusteet?

Emme siirrä henkilötietojasi EU- tai ETA-alueiden ulkopuolelle.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Mikäli asiakas on antanut henkilötietojaan kirjastokorttihakemusta varten, mutta ei nouda kirjastokorttia, henkilötiedot poistetaan kolmen kuukauden kuluttua.

Henkilötiedot poistetaan kolmen vuoden kuluttua siitä, kun henkilö on käyttänyt viimeksi kirjastopalveluja, jos asiaan ei liity selvittämättömiä asioita (esim. maksamattomia maksuja). Poistot tehdään kerran vuodessa.

Mistä lähteistä keräämme henkilötietosi?

Tiedot saadaan asiakkaalta. Asiakas voi myös itse päivittää osan rekisterin asiakastiedoista Helmet-verkkokirjastossa. Päivittäminen edellyttää, että asiakkaalla on asiakastunnus ja henkilökohtainen tunnusluku.

Asiakkaan antamat tiedot voidaan tarkistaa ja päivittää väestötietojärjestelmästä.

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Henkilötietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Tutustu rekisteröidyn oikeuksiin ja niiden käyttöä koskeviin ohjeisiin oman kaupunkisi tietosuojasivuilla.

Espoo: Espoon kaupunki: Tietosuoja

Helsinki: Helsingin kaupunki: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksista tarkemmin

Kauniainen: Kauniaisten kaupunki: Tietosuoja

Vantaa: Vantaan kaupunki: Henkilötietojen käsittely

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelinvaihde: 029 56 66700