Rekisteriseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
25.5.2018
1. Rekisterin nimi
Helmet-kirjastojen asiakasrekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Espoo: Espoon kaupunki
Helsinki: kirjastopalvelujen johtaja
Kauniainen: Kauniaisten kaupunki
Vantaa: opetuslautakunta
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Espoo: kirjastopalveluiden johtaja
Helsinki: kirjastopalvelujen johtaja
Kauniainen: kirjastonjohtaja
Vantaa: kirjastopalveluiden johtaja
4. Rekisterin yhteyshenkilö
Espoo: kirjastopalvelupäällikkö, Espoon kaupunginkirjasto
Helsinki: palveluesimies, Helsingin kaupunginkirjasto, Pasilan kirjasto
Kauniainen: informaatikko, Kauniaisten kaupunginkirjasto
Vantaa: erikoiskirjastovirkailija, Vantaan kaupunginkirjasto,
Yhteystiedot:
Espoon kaupunki
Espoon kirjaamo
PL 1
02070 ESPOON KAUPUNKI
Helsingin kaupunki
Kirjaamo
PL 10 (Pohjoisesplanadi 11-13)
00099 Helsingin kaupunki
Kauniaisten kaupunki
Kirjaamo
PL 52 (Kauniaistentie 10)
02701 Kauniainen
Vantaan kaupunki
Kirjaamo
Asematie 7
01300 Vantaa
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kirjastopalveluiden järjestäminen. Kirjastot käyttävät rekisteriä lainauksenvalvontaan, perintään, tilastointiin, viestintään, verkko- ja mobiilipalveluiden, omatoimikirjastojen ja muiden kirjastopalveluiden tarjoamiseen sekä käyttäjien tunnistautumiseen.
Käsittelyn oikeusperuste:
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan c-kohta, käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Keskeinen lainsäädäntö:
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Tietosuojalaki (1050/2018)
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan rekisteröidystä seuraavat tiedot:
- nimi, henkilötunnus, asiakastunnus, tunnusluku salattuna, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, asiakasryhmä (esim. lapsi, aikuinen, kotipalveluasiakas, laitos)
- tilastollista käsittelyä varten: sukupuoli
- asiakaspostin lähettämistä varten: kielivalinta ja lähetystapa
- lainauksenvalvonnan tapahtumatiedot, tiedot voimassaolevista lainoista ja varatusta aineistosta
- selvittämättömät asiat (esim. maksamattaomat maksut) ja niihin liittyvät huomautukset
Alle 15-vuotiaan lapsen vastuuhenkilönä toimivan henkilön sekä laitoksen tai muun yhteisön yhteyshenkilönä toimivan henkilön henkilötiedot rekisteröidään vastaavasti.
Osa rekisteritiedoista on asiakkaan käytössä kirjastojen verkkopalvelussa osoitteessa helmet.fi. Asiakas tarvitsee asiakastunnuksen ja henkilökohtaisen tunnusluvun tietojensa katseluun.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Kukin kaupunginkirjasto huolehtii omistamansa palauttamattoman aineiston perinnästä. Perintätoimistolle luovutetaan linjasiirtona kerran viikossa tiedot täysi-ikäisistä rekisteröidyistä, joiden lainaama aineisto on palauttamatta 60 vuorokauden kuluttua eräpäivästä. Tiedosto sisältää rekisteröidyn nimen, osoitteen, puhelinnumeron ja henkilötunnuksen sekä eräpäivä-, nimeke- ja hintatiedot palauttamattomasta aineistosta.
Henkilötietoja käsittelevät kirjaston tarjoamien ja asiakkaan käyttöön ottamien palveluiden toimittajat:
- kirjastojärjestelmän ohjelmistotoimittaja
- kirjastojärjestelmän käyttöpalvelun toimittaja
- lainaus- ja palautusautomaattien toimittajat
- omatoimikirjastojen toimittajat
- verkkopalveluiden toimittajat
- mobiilipalveluiden toimittajat
- verkkomaksupalvelun toimittaja
- e-aineistojen toimittajat
- asiakaskäyttöön tarkoitettujen laitteiden toimittajat
Anonymisoitua käyttödataa luovutetaan:
- suosittelupalveluiden toteuttamiseen
- tilastointiin ja tutkimukseen
Edellä mainituista palveluista on solmittu sopimukset toimittajien kanssa.
Rekisterin henkilötietoja voidaan luovuttaa tahoille, joilla on lain mukaan oikeus saada tiedot, esimerkiksi kaupungin sosiaalihuollolle lastensuojelulain perusteella tai poliisille poliisilain perusteella.
8. Tietojen säilytysajat
Asiakkaan ennakkotietoina kirjaston verkkopalvelussa rekisteröimät henkilötiedot poistetaan kolmen kuukauden kuluttua, jos asiakas ei ole noutanut kirjastokorttiaan.
Rekisteristä poistetaan asiakastiedot, joita asiakas ei ole käyttänyt kolmeen vuoteen ja joihin ei liity selvittämättömiä asioita (esim. maksamattomia maksuja). Poistot tehdään kerran vuodessa.
9. Henkilötietojen tietolähteet
Tiedot saadaan asiakkaalta. Asiakas voi myös itse päivittää osan rekisterin asiakastiedoista kirjastojen verkkopalvelussa osoitteessa helmet.fi.
Päivittäminen edellyttää, että asiakkaalla on asiakastunnus ja henkilökohtainen tunnusluku.
Asiakkaan antamat (osoite)tiedot voidaan tarkistaa ja päivittää väestötietojärjestelmästä.
10. Rekisteröidyn informointi
Asiakkaalle annettavassa kirjastokortissa on tieto verkkosivusta, josta on linkki rekisteriselosteeseen, käyttösääntöihin sekä kaupunginkirjastojen yhteystietoihin.
Rekisteriselosteen ja käyttösäännöt voi pyytää mistä tahansa Espoon, Helsingin, Kauniaisten tai Vantaan kaupunginkirjaston toimipisteestä.
Asiakasrekisteriseloste (PDF)