Rekisteriseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

25.5.2018

1. Rekisterin nimi

Helmet-kirjastojen asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Espoo: Espoon kaupunki

Helsinki: kulttuurijohtaja

Kauniainen: Kauniaisten kaupunki

Vantaa: opetuslautakunta

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Espoo: kirjastopalveluiden johtaja

Helsinki: kirjastopalvelujen johtaja

Kauniainen: kirjastonjohtaja

Vantaa: kirjastopalveluiden johtaja

4. Rekisterin yhteyshenkilö

Espoo: kirjastopalvelupäälliikkö, Espoon kaupunginkirjasto

Helsinki: palveluesimies, Helsingin kaupunginkirjasto, Pasilan kirjasto

Kauniainen: informaatikko, Kauniaisten kaupunginkirjasto

Vantaa: palvelusihteeri, Vantaan kaupunginkirjasto

Yhteystiedot:

Espoon kaupunki
Espoon kirjaamo
PL 1
02070 ESPOON KAUPUNKI

Helsingin kaupunki
Kirjaamo
PL 10 (Pohjoisesplanadi 11-13)
00099 Helsingin kaupunki

Kauniaisten kaupunki
Kirjaamo
PL 52 (Kauniaistentie 10)
02701 Kauniainen

Vantaan kaupunki
Kirjaamo
Asematie 7
01300 Vantaa

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kirjastopalveluiden järjestäminen. Kirjastot käyttävät rekisteriä lainauksenvalvontaan, perintään, tilastointiin, viestintään, verkko- ja mobiilipalveluiden, omatoimikirjastojen ja muiden kirjastopalveluiden tarjoamiseen sekä käyttäjien tunnistautumiseen.

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan c-kohta, käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Keskeinen lainsäädäntö:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016)

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999)

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan rekisteröidystä seuraavat tiedot:

- nimi, henkilötunnus, asiakastunnus, tunnusluku salattuna, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, asiakasryhmä (esim. lapsi, aikuinen, kotipalveluasiakas, laitos)

- tilastollista käsittelyä varten: sukupuoli

- asiakaspostin lähettämistä varten: kielivalinta ja lähetystapa

- lainauksenvalvonnan tapahtumatiedot, tiedot voimassaolevista lainoista ja varatusta aineistosta

- selvittämättömät asiat (esim. maksamattaomat maksut) ja niihin liittyvät huomautukset

Alle 15-vuotiaan lapsen vastuuhenkilönä toimivan henkilön sekä laitoksen tai muun yhteisön yhteyshenkilönä toimivan henkilön henkilötiedot rekisteröidään vastaavasti.

Osa rekisteritiedoista on asiakkaan käytössä kirjastojen verkkopalvelussa osoitteessa helmet.fi. Asiakas tarvitsee asiakastunnuksen ja henkilökohtaisen tunnusluvun tietojensa katseluun.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Kukin kaupunginkirjasto huolehtii omistamansa palauttamattoman aineiston perinnästä. Perintätoimistolle luovutetaan linjasiirtona kerran viikossa tiedot täysi-ikäisistä rekisteröidyistä, joiden lainaama aineisto on palauttamatta 60 vuorokauden kuluttua eräpäivästä. Tiedosto sisältää rekisteröidyn nimen, osoitteen, puhelinnumeron ja henkilötunnuksen sekä eräpäivä-, nimeke- ja hintatiedot palauttamattomasta aineistosta.

Henkilötietoja käsittelevät kirjaston tarjoamien ja asiakkaan käyttöön ottamien palveluiden toimittajat:

- kirjastojärjestelmän ohjelmistotoimittaja

- kirjastojärjestelmän käyttöpalvelun toimittaja

- lainaus- ja palautusautomaattien toimittajat

- omatoimikirjastojen toimittajat

- verkkopalveluiden toimittajat

- mobiilipalveluiden toimittajat

- verkkomaksupalvelun toimittaja

- e-aineistojen toimittajat

- asiakaskäyttöön tarkoitettujen laitteiden toimittajat

Anonymisoitua käyttödataa luovutetaan:

- suosittelupalveluiden toteuttamiseen

- tilastointiin ja tutkimukseen

Edellä mainituista palveluista on solmittu sopimukset toimittajien kanssa.

Osa palveluntarjoajista toimii myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

8. Tietojen säilytysajat

Asiakkaan ennakkotietoina kirjaston verkkopalvelussa rekisteröimät henkilötiedot poistetaan kolmen kuukauden kuluttua, jos asiakas ei ole noutanut kirjastokorttiaan.

Rekisteristä poistetaan asiakastiedot, joita asiakas ei ole käyttänyt kolmeen vuoteen ja joihin ei liity selvittämättömiä asioita (esim. maksamattomia maksuja). Poistot tehdään kerran vuodessa.

9. Henkilötietojen tietolähteet 

Tiedot saadaan asiakkaalta. Asiakas voi myös itse päivittää osan rekisterin asiakastiedoista kirjastojen verkkopalvelussa osoitteessa helmet.fi.

Päivittäminen edellyttää, että asiakkaalla on asiakastunnus ja henkilökohtainen tunnusluku.

Asiakkaan antamat (osoite)tiedot voidaan tarkistaa ja päivittää väestötietojärjestelmästä.

10. Rekisteröidyn informointi

Asiakkaalle annettavassa kirjastokortissa on tieto verkkosivusta, josta on linkki rekisteriselosteeseen, käyttösääntöihin sekä kaupunginkirjastojen yhteystietoihin.

Rekisteriselosteen ja käyttösäännöt voi pyytää mistä tahansa Espoon, Helsingin, Kauniaisten tai Vantaan kaupunginkirjaston toimipisteestä.