Kundregisterbeskrivning

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)

25.5.2018

Registerbeskrivning

1. Registrets namn

Helmet-bibliotekens användarregister

2. Registerupprätthållare

Esbo: Esbo stad

Helsingfors: kulturdirektören

Grankulla: Grankulla stad

Vanda: undervisningsnämnden

3. Registeransvariga

Esbo: Chefen för bibliotekstjänsterna

Helsingfors: Chefen för bibliotekstjänsterna

Grankulla: Biblioteksdirektören

Vanda: Chefen för bibliotekstjänsterna

4. Registrets kontaktpersoner

Esbo: biblioteksservicechef. Esbo stadsbibliotek

Helsingfors: servicechef. Helsingfors stadsbibliotek. Böle bibliotek

Grankulla: informatiker. Grankulla stadsbibliotek

Vanda: servicesekreterare. Vanda stadsbibliotek

Kontaktuppgifter

Esbo stad
Registratorskontoret i Esbo
PB 1
02070 ESBO STAD

Helsingfors stad
Registratorskontoret
PB 10 (Norra Esplanaden 11 – 13)
00099 Helsingfors stad

Grankulla stad
Registratorskontoret
PB 52 (Grankullavägen 10)
02701 Grankulla

Vanda stad
Registratorskontoret
Stationsvägen 7
01300 Vanda

5. Ändamål och rättsliga grunder för behandling av personuppgifter

Ändamålet för behandlingen av registrets personuppgifter är arrangerandet av bibliotekstjänster. Biblioteken använder registret för att övervaka utlåningen, för indrivning, för statistiska ändamål, för information, för nättjänster och mobila tjänster, för meröppna bibliotek, för övriga bibliotekstjänster, samt för identifiering av biblioteksanvändarna. 

Juridisk grund för behandlingen: EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6. punkt c) Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

Central lagstiftning:

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)

Lag om allmänna bibliotek (1492/2016)

Lag om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/1999)

6. Registrets innehåll

I registret sparas följande uppgifter om de registrerade:

- namn, personnummer, användarnummer, PIN-kod krypterad adress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, användargrupp (t.ex. barn, vuxen, användare av hemtjänsten, institution)

- för statistik: kön

- för postning: språkval och försändningssätt

- låneövervakningsuppgifter, giltiga lån och reserverat material

- outredda frågor (t.ex. obetalda avgifter) och därmed förknippade anmärkningar

På motsvarande sätt registreras personuppgifterna för den som fungerar som ansvarig person för en person som inte fyllt 15 år, eller för en inrättning eller ett samfund.

En del av registeruppgifterna är tillgängliga för användaren på adressen www.helmet.fi. För att se de egna uppgifterna behövs ett användarnummer och en personlig PIN-kod.

7. Normal överlåtelse av personuppgifter

Vart och ett stadsbibliotek sköter indrivningen av ickereturnerat material som de äger. Uppgifter om registrerade vuxna personer som har lån som inte returnerats trots att 60 dygn gått sedan förfallodagen överlämnas till indrivning en gång i veckan som linjeöverföring. Uppgifterna består av den registrerades namn, adress, telefonnummer och personbeteckning samt förfallodag, titel och pris på det ickereturnerade materialet.

Registrets personuppgifter behandlas av producenterna av följande tjänster som biblioteket erbjuder sina användare:

- producenter av bibliotekssystemets program

- producenter av bibliotekssystemets service

- producenter av utlånings- och returneringsapparaterna

- producenter av meröppna bibliotek

- producenter av nättjänster

- producenter av mobila tjänster

- producenter av betaltjänster via nätet

- producenter av e-material

- producenter av apparater för användarbruk

Anonymiserad data kan överföras:

- för rekommendationstjänster

- för statistik och forskning

Biblioteken har gjort upp avtal med nämnda tjänster. En del av tjänsteleverantörerna fungerar också utanför EU eller ETA.

8. Förvaringstid av informationen

Om en användare förhandregistrerat sina uppgifter via bibliotekets nättjänst men inte avhämtat sitt bibliotekskort avlägsnas informationen efter tre månader.

Biblioteket kan avlägsna uppgifter om en användare ur registret om de inte använts på tre år och inte anknyter till outredda frågor (t.ex. obetalda avgifter). Avlägsnandet utförs en gång om året.

9. Källor till personuppgifterna

Biblioteksanvändaren ger uppgifterna. Användaren kan även själv uppdatera en del av registrets uppgifter via bibliotekets nättjänst på adressen www.helmet.fi. Uppdateringen förutsätter användarnummer och en personlig PIN-kod.

De (adress)uppgifter användaren uppgett kan jämföras med och uppdateras enligt uppgifterna i befolkningsdatasystemet.

10. Information till den registrerade              

Användaren får ett bibliotekskort där det bl.a. finns information om den webbadress där man hittar registerbeskrivningen, användningsreglerna samt stadsbibliotekens kontaktuppgifter.

Registerbeskrivningen och användningsreglerna finns att få på alla bibliotek inom Esbo, Grankulla, Helsingfors och Vanda stadsbibliotek.