Kundregisterbeskrivning
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)
25.5.2018
Registerbeskrivning
1. Registrets namn
Helmet-bibliotekens användarregister
2. Registerupprätthållare
Esbo: Esbo stad
Helsingfors: chefen för bibliotekstjänsterna
Grankulla: Grankulla stad
Vanda: undervisningsnämnden
3. Registeransvariga
Esbo: chefen för bibliotekstjänsterna
Helsingfors: chefen för bibliotekstjänsterna
Grankulla: biblioteksdirektören
Vanda: chefen för bibliotekstjänsterna
4. Registrets kontaktpersoner
Esbo: biblioteksservicechef. Esbo stadsbibliotek
Helsingfors: servicechef. Helsingfors stadsbibliotek. Böle bibliotek
Grankulla: informatiker. Grankulla stadsbibliotek
Vanda: specialbiblioteksfunktionär, Vanda stadsbibliotek
Kontaktuppgifter
Esbo stad
Registratorskontoret i Esbo
PB 1
02070 ESBO STAD
Helsingfors stad
Registratorskontoret
PB 10 (Norra Esplanaden 11 – 13)
00099 Helsingfors stad
Grankulla stad
Registratorskontoret
PB 52 (Grankullavägen 10)
02701 Grankulla
Vanda stad
Registratorskontoret
Stationsvägen 7
01300 Vanda
5. Ändamål och rättsliga grunder för behandling av personuppgifter
Ändamålet för behandlingen av registrets personuppgifter är arrangerandet av bibliotekstjänster. Biblioteken använder registret för att övervaka utlåningen, för indrivning, för statistiska ändamål, för information, för nättjänster och mobila tjänster, för meröppna bibliotek, för övriga bibliotekstjänster, samt för identifiering av biblioteksanvändarna.
Juridisk grund för behandlingen: EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 6. punkt c) Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.
Central lagstiftning:
EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679)
Lag om allmänna bibliotek (1492/2016)
Lag om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/1999)
Dataskyddslag (1050/2018)
6. Registrets innehåll
I registret sparas följande uppgifter om de registrerade:
- namn, personnummer, användarnummer, PIN-kod krypterad adress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, användargrupp (t.ex. barn, vuxen, användare av hemtjänsten, institution)
- för statistik: kön
- för postning: språkval och försändningssätt
- låneövervakningsuppgifter, giltiga lån och reserverat material
- outredda frågor (t.ex. obetalda avgifter) och därmed förknippade anmärkningar
På motsvarande sätt registreras personuppgifterna för den som fungerar som ansvarig person för en person som inte fyllt 15 år, eller för en inrättning eller ett samfund.
En del av registeruppgifterna är tillgängliga för användaren på adressen www.helmet.fi. För att se de egna uppgifterna behövs ett användarnummer och en personlig PIN-kod.
7. Normal överlåtelse av personuppgifter
Vart och ett stadsbibliotek sköter indrivningen av ickereturnerat material som de äger. Uppgifter om registrerade vuxna personer som har lån som inte returnerats trots att 60 dygn gått sedan förfallodagen överlämnas till indrivning en gång i veckan som linjeöverföring. Uppgifterna består av den registrerades namn, adress, telefonnummer och personbeteckning samt förfallodag, titel och pris på det ickereturnerade materialet.
Registrets personuppgifter behandlas av producenterna av följande tjänster som biblioteket erbjuder sina användare:
- producenter av bibliotekssystemets program
- producenter av bibliotekssystemets service
- producenter av utlånings- och returneringsapparaterna
- producenter av meröppna bibliotek
- producenter av nättjänster
- producenter av mobila tjänster
- producenter av betaltjänster via nätet
- producenter av e-material
- producenter av apparater för användarbruk
Anonymiserad data kan överföras:
- för rekommendationstjänster
- för statistik och forskning
Biblioteken har gjort upp avtal med nämnda tjänster.
Personuppgifterna i registret kan lämnas ut till instanser som enligt lag har rätt att få uppgifterna, till exempel stadens socialvård med stöd av barnskyddslagen eller polisen med stöd av polislagen.
8. Förvaringstid av informationen
Om en användare förhandregistrerat sina uppgifter via bibliotekets nättjänst men inte avhämtat sitt bibliotekskort avlägsnas informationen efter tre månader.
Biblioteket kan avlägsna uppgifter om en användare ur registret om de inte använts på tre år och inte anknyter till outredda frågor (t.ex. obetalda avgifter). Avlägsnandet utförs en gång om året.
9. Källor till personuppgifterna
Biblioteksanvändaren ger uppgifterna. Användaren kan även själv uppdatera en del av registrets uppgifter via bibliotekets nättjänst på adressen www.helmet.fi. Uppdateringen förutsätter användarnummer och en personlig PIN-kod.
De (adress)uppgifter användaren uppgett kan jämföras med och uppdateras enligt uppgifterna i befolkningsdatasystemet.
10. Information till den registrerade
Användaren får ett bibliotekskort där det bl.a. finns information om den webbadress där man hittar registerbeskrivningen, användningsreglerna samt stadsbibliotekens kontaktuppgifter.
Registerbeskrivningen och användningsreglerna finns att få på alla bibliotek inom Esbo, Grankulla, Helsingfors och Vanda stadsbibliotek.
Kundregisterbeskrivning (PDF)