Tapahtuman järjestäminen elämysauto Välkyssä

Aiemmin kirjastoautona tunnettu Välkky-bussi toimii nykyisin kaikkien espoolaisten yhteisenä elämysautona. Se on maksutta varattavissa järjestöjen ja muiden ryhmien järjestämiin avoimiin tilaisuuksiin Espoon kaupungin alueella. 

Ota yhteyttä  ja kerro rohkeasti oma tapahtumaideasi, jonka haluaisit toteuttaa Välkyssä tai Välkyn kanssa. Autamme Sinua mielellämme toteuttamaan sen!

Välkky Helsinki Pride -tapahtumassa

Välkky osallistuu mielellään esimerkiksi erilaisiin kaupunginosa- ja kulttuuritapahtumiin. Olet tervetullut järjestämään työpajan tai sisustamaan auton elämystilaksi. Kuvia tiloista ja ideoita tapahtumien suunnitteluun löydät Espoon kirjastoautojen Flickr-tililtä.

Tee tapahtuman varauspyyntö täyttämällä tämä lomake.

valkky.jpg

Välkky tapahtumatilana 

Elämysauto Välkky on kodikkaan kompakti tapahtumatila, joka on suunniteltu tapahtumia varten: sen hyllyt voidaan siirtää pois paikoiltaan, jolloin vapautuu enemmän tilaa toiminnalle, liikkumiselle ja yleisölle. Takaosassa on porrasmainen esiintymislava, joka sopii hyvin istuen toteutettavaan toimintaan tai lasten esityksiin. Välkkyyn mahtuu mukavasti 10 - 20 henkilöä kerrallaan

Välkyn näyttämö ja säkkituoleja

Välkystä löytyy valkokangas sekä videotykki (HDMI, AppleTV). Käytössäsi on myös äänentoisto (USB, CD, Bluetooth, HDMI), kahdeksan taittotuolia, pieniä säkkituoleja ja kahdenistuttava sohva. Sisätila voidaan valaista luonnonvalolla kattoikkunoista, kattovalolla tai säädettävillä värillisillä LED-valoilla. Lisäksi se on mahdollista hämärtää esimerkiksi videoesitystä varten.

Auton varaukseen sisältyy ammattitaitoinen kuljettaja, joka tarjoaa tarvittaessa teknistä tukea laitteiden käyttöön.

valkky13.jpg

Miten varaan Välkyn?

Ota yhteyttä hyvissä ajoin, mielellään vähintään kuusi viikkoa ennen tapahtuman ajankohtaa. Näin ehdimme valmistelemaan ja markkinoimaan tapahtumaa riittävästi. Täytä tarvittavat tiedot tapahtuman varauslomakkeeseen.

Nukketeatteria Välkyn näyttämöllä

Tapahtumasi mainostaminen

Kun Välkky on varattu, muista myös markkinoida tapahtumaasi. Mainosta omissa verkostoissasi ja sosiaalisessa mediassa. Voit myös ilmoittaa tapahtumasi erilaisiin tapahtumakalentereihin, kuten Visit Espoon tapahtumakalenteriin, Helsingin Sanomien menokoneeseen ja Etelä-Suomen Median menoinfoon.

Espoon kirjastot voivat mainostaa avoimia ja maksuttomia tapahtumia kirjaston nettisivuilla ja sosiaalisen median kanavissa harkinnan mukaan. Mainontaa varten tarvitsemme korkealaatuisen valokuvan ja lyhyen esittelytekstin. Sovi kirjaston osuudesta tapahtumasi mainonnassa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.

valkky10.jpg

Ohjeita tapahtuman järjestäjälle

Kirjastolain mukaisesti kaikkien Välkyssä toteuttavien tapahtumien tulee olla avoimia, syrjimättömiä ja pääsymaksuttomia. Asetamme etusijalle toiminnalliset, kulttuuriset ja yhteiskunnalliset tapahtumat. Kaupallinen toiminta ja yritysmyynti ovat kiellettyjä. Poliittisten tai uskonnollisten tilaisuuksien järjestäminen autossa on mahdollista, mutta henkilökohtainen ehdokasmainostaminen tai uskonnollinen käännytystyö eivät ole sallittuja. Kirjasto voi kieltäytyä tarjoamasta tiloja harkintansa mukaan.

Varaa autolle riittävästi pysäköintitilaa ja varmista lupa maanomistajalta. Huomioi paikkaa valitetessasi, että sinne on mahdollista ajaa isolla autolla: Välkky on 12m pitkä, 3m leveä, 3.6m korkea ja painaa 18 tonnia. Tarkista pysäköintipaikalla myös, että asiakkaille on mahdollista järjestää turvallinen kulku autoon eikä valittu paikka tuki pelastusteitä.

vaiski.jpg

Huomioithan, että Välkyn tilat eivät ole täysin esteettömät: kulku tapahtuu auton oikealta puolelta, keskiosasta portaita pitkin. Kesäaikaan voimme laajentaa tapahtumatilaa myös auton ulkopuolelle pystytettävään telttakatokseen. 

Jos tapahtuma kestää useamman tunnin tai käytät videotykkiä, auto saattaa tarvita lähistöltä sähköpistokkeen. 

Tule paikalle hyvissä ajoin tapahtumapäivänä, jotta ehdit valmistautua. Tapahtuman järjestäjänä tai esiintyjänä sinulla tulee olla asianmukaiset luvat esittämääsi kuva- ja äänimateriaaliin.

Voit ottaa kuvia tapahtumasta ja julkaista niita julkisen tilan asettamien sääntöjen mukaisesti. Tarvitset vanhempien luvan, mikäli kuvissa esiintyy alle 18-vuotiaita lapsia. 

Ilmoitathan mahdollisista peruutuksista ja muista muutoksista välittömästi.

Tervetuloa tuottamaan elämyksiä elämysautoon!

revontulia.jpg