Tapahtuman järjestäminen


Tuo tapahtumasi kirjastoon!

Haluatko järjestää tapahtuman Tapiolan kirjastossa? Tiloja voi varata maksutta erilaisiin luentoihin, työpajoihin ja muihin tapahtumiin. Tilaisuuksien tulee olla kaikille avoimia pääsymaksuttomia tapahtumia. Etusijalla ovat toiminnalliset ja yhteisölliset tapahtumat. Kerro rohkeasti oma tapahtumaideasi niin autamme sinua toteuttamaan sen. Täytä tapahtuman varauslomake.


Kirjaston tapahtumatilat

Tapahtumatilat sijaitsevat kirjastossa Espoon kulttuurikeskuksen ensimmäisessä kerroksessa. Varattavanasi on kolme avointa tilaa: Tapahtumatila Kaija, Tapahtumatila Heikki sekä Paja. Lisäksi voit varata käyttöösi pienen ryhmätyöhuoneen.


Tapahtumatila Kaija

Tapahtumatila Kaija on avoin tapahtumapaikka keskellä kirjastoa. Se sopii hyvin esimerkiksi haastatteluille ja kirjailijatapahtumille. Tilaa on noin 30 osallistujalle.
Esiintymistilassa ei ole varsinaista esiintymislavaa, eikä kiinteää tekniikkaa. Katsomoalue ja tekniikka järjestetään kutakin tapahtumaa varten. Varustukseen kuuluu mikrofonit, äänentoisto, tietokone ja taulutv. Voit käyttää omaa tietokonettasi. Kasattavia tuoleja on noin 30.


Tapahtumatila Heikki

Pieni tapahtumatila kirjaston takaosassa. Tilassa on järjestetty osallistavia musiikkitapahtumia kuten yhteislaulutilaisuuksia ja ukulelejameja. Tilassa on digitaalipiano ja taulutv. Käytössä on Espoon kaupungin langaton asiakasverkko. Kannettavan tietokoneen voi lainata neuvonnasta. Tuoleja on noin 20 osallistujalle.


Paja

Paja on asiakkaille avoin työskentelytila, jota voi varata erilaisille kaikille avoimille työpajoille. Etusijalla ovat kestävää kehitystä tukevat tapahtumat.


Ryhmätila

Ryhmätyötila on erillinen huone, johon sisäänkäynti on kirjaston lukusalista. Ryhmätyötila sopii pienille tapahtumille. Varustukseen kuuluu fläppitaulu ja taulutv, kaksi pyöreää pöytää ja 8 tuolia. Näytössä on HDMI-liitäntä.

Kirjastossa on käytössä Espoon kaupungin langaton asiakasverkko, Espoo asiakas. Kannettavan tietokoneen voi lainata Pajasta.


Tilojen varaaminen

Ota yhteyttä ajoissa, mielellään kuusi viikkoa ennen tapahtuman ajankohtaa. Näin ehdimme valmistelemaan ja markkinoimaan tapahtumaa riittävästi.

Varaa tapahtumatilat täyttämällä tapahtuman varauslomake. Lomakkeessa kysytään tarkempia tietoja suunnittelemastasi tapahtumasta. Myös tekniset tarpeet ja tilajärjestelyt kuten tuolit, mikrofonit, tietokone ja taulutv sovitaan jo varausvaiheessa.

Ryhmätyötilan voit varata itse Varaamo-palvelussa Muistathan, että myös ryhmätyötilan tapahtumien tulee olla osallistujille maksuttomia.

Lisätietoja tapahtuman järjestämisestä voit kysyä Tapiolan kirjaston tapahtumakoordinaattorilta Taru Björkmanilta, taru.bjorkman(at)espoo.fi tai puhelimitse 043 824 6905.


Tapahtumien mainostaminen

Kun tila on varattu, muista markkinoida tapahtumaasi. Mainosta tapahtumaa omissa verkostoissasi ja sosiaalisessa mediassa.

Voit itse lisätä tapahtumatietosi Espoon kaupungin tapahtumakalenteriin.

Voit myös ehdottaa tapahtumaasi lehtien menokoneisiin.
Helsingin Sanomien menokone
Etelä-Suomen median menoinfo

Lisäksi kirjasto mainostaa avoimia maksuttomia tapahtumia kirjaston nettisivuilla ja digitaalisilla näytöillä harkintansa mukaan. Mainontaa varten tarvitsemme korkealaatuisen valokuvan ja lyhyen esittelytekstin. Voit myös toimittaa meille tapahtumajulisteen, jonka laitamme esiin kirjastotilassa. Sovi tilaisuutesi mainonnasta kirjastossa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa sähköpostitse: taru.bjorkman@espoo.fi tai kirjasto.tapiola@espoo.fi

Tutustu kirjaston tapahtumiin Tapiolan kirjaston tapahtumat


Ohjeita tapahtuman järjestäjälle

Kirjastolain mukaan kaikkien tapahtumien tulee olla avoimia, syrjintävapaita ja pääsymaksuttomia. Kaupallinen toiminta ja yritysmyynti ovat kiellettyjä. Poliittiset tilaisuudet ovat mahdollisia, henkilökohtainen ehdokasmainostaminen tilassa ja tapahtumassa on kiellettyä. Kirjasto voi kieltäytyä tarjoamasta tiloja harkintansa mukaan.

Tapahtumien kuvaus esimerkiksi someen on sallittua, julkisen tilan asettamien sääntöjen mukaisesti. Alle 18-vuotiailta kuvissa / videoissa näkyviltä tulee olla vanhempien lupa kuvien julkaisuun. Jos paikalle on tulossa median edustajia, tulee tästä ilmoittaa etukäteen kirjaston tapahtumakoordinaattorille Taru Björkmanille sähköpostitse taru.bjorkman(at)espoo.fi tai puhelimella 043 824 6905.

Tapahtumapäivänä tule paikalle hyvissä ajoin, jotta ehdit valmistautua. Tapahtuman järjestäjällä / esiintyjällä tulee olla asianmukaiset luvat esiittämäänsä kuva- ja äänimateriaaliin.

Ilmoita mahdollisista peruutuksista ja muista muutoksista ensi tilassa!

Siivoathan tapahtuman jälkeen jälkesi, kiitos!


Kirjaston varattavien tilojen yleiset käyttösäännöt:

  1. Varattu tila kalusteineen on varaajan käytettävissä sopimuksessa määriteltynä aikana. Mahdollisten alkuvalmistelujen ja loppusiivouksen tulee sisältyä varattuun aikaan. Seuraavan varaajan tulee päästä aloittamaan, kun hänen oma varauksensa alkaa.
  2. Kirjastossa ei voi järjestää tilaisuuksia, joista otetaan pääsy- tai osallistumismaksu (koskien materiaalikuluja).
  3. Varaaja on korvausvelvollinen, mikäli tilan käyttäjät aiheuttavat vahinkoa kiinteistölle tai irtaimistolle. Vahingoista on ilmoitettava välittömästi kirjaston henkilökunnalle.
  4. Tilaisuuden sisältö tai luonne ei voi olla ristiriidassa Suomen lain kanssa tai hyvän tavan vastainen.
  5. Kirjastolla on tarvittaessa ja harkintansa mukaan oikeus evätä varaajan pääsy varattavaan tilaan tai keskeyttää tilaisuus.


Tervetuloa tuottamaan elämyksiä Tapiolan kirjastoon!